El sistema de Oficialía de Partes es el encargado de la recepción de los documentos en relación a expedientes que van dirigidos hacia los Juzgados.

Cuando es registrada una demanda inicial, se digitan los datos generales como lo son tipo de juicio/delito, nombre de las partes, domicilios a los que se llevarán a cabo las notificaciones, y una vez registrada la pantalla de registro, es generado un sorteo aleatorio de asignación hacia los Juzgados, cuidando la carga de trabajo entre ellos

En este módulo también son recibidos documentos subsecuentes a la demanda, como por ejemplo, promociones, amparos, exhortos, despachos, etc.

Como se observa en la figura 1, “pantalla de recepción”, se registran los datos principales del documento presentado, seleccionando el tipo de juzgado, el tipo de documento, si es una promoción inicial de expediente o de exhorto y lo relacionado a los documentos que se presentan, tomando en cuenta el nombre de la persona y el detalle de los anexos presentados, para al final imprimir un sello electrónico con fecha y hora de recepción.

Figura 1. Pantalla de Recepción de documentos.

En el apartado de Anexos, se muestra un catálogo de tipos de documentos que se pudieran presentar con el documento.

Existe la funcionalidad de imprimir el sello de acuse, así como la impresión del sello del último documento presentado.

Figura 2. Envío Digital.

En caso de demandas iniciales, el sistema realiza un sorteo aleatorio de los documentos a cada uno de los Juzgados destino y son mostrados en la presente pantalla, así como las promociones subsecuentes dirigidos hacia un expediente en particular.

Figura 3. Entrega de Documentos Recibidos.

Una vez que fueron recibidos los documentos, se realizan 3 cortes en el día, para agruparlos y ser enviados digital y físicamente a los juzgados destino. Como se observa en la presenta figura, se imprime un reporte de entrega-recepción, en el que se enlistan los documentos que serán entregados por el personal de Oficialía Común de Partes en los Juzgados.

En cada uno de los registros que aparecen en el reporte, se muestran datos de la hora de recepción, datos del expediente y es insertado un código de barras, el cual es usado por el personal del juzgado, para que por medio de un lector óptico, sea más sencilla y práctica su recepción.

DIGITALIZACIÓN

Todos los documentos que se reciben son digitalizados con Scanners de alto volumen de trabajo. El sistema, al momento de registrar los documentos presentados, los incorpora en una lista de trabajo de digitalización, (Figura 4) para que el usuario capacitado en el manejo del Scanner, asocie los documentos ordenando su contenido por expediente, quitando grapas o clips que están incorporados y son presentados en la bandeja de digitalización.

Figura 4. Trabajo pendiente de digitalizar.

El proceso que se realiza en la digitalización es el siguiente:

• El scanner genera una imagen de cada página, la cual es almacenada en un formato TIF, mismo que permite crear una imagen de la página con alta calidad y mínimo espacio de almacenamiento.
• Cuando se tienen todas las imágenes de cada una de las páginas, se inicia un proceso de integración, con el que se unen todas las páginas en un solo archivo en formato PDF.
• Buscando un beneficio adicional, se realiza un proceso de generación OCR (reconocimiento óptico de caracteres), el cual genera información tipo texto para que el contenido del documento sea seleccionable.
• Los archivos generados originalmente con extensión TIF, son almacenados en servidores para su resguardo.
• Los archivos generados en formato PDF son liberados hacia la pantalla de trabajo pendiente del secretario en el juzgado.

Para que los documentos digitalizados, estén integrados con información completa, y sin hojas en blanco, el sistema muestra en una vista preliminar las imágenes generadas, para que sean eliminadas las páginas que no sean necesarias para el documento final.